Kỳ 3 - Ký ức công vụ - vì sao hồ sơ cũ không chỉ là chuyện giấy tờ

Các văn bản cũ không chỉ là giấy tờ; trong nhiều trường hợp, chúng còn là ký ức công vụ cần được đối thoại bằng cẩn trọng.

Phân tích Tâm lý (Psychological Analysis)

Ký ức nằm ở đâu

Trong một gia đình, ký ức có thể nằm trong bức ảnh cũ, trong chiếc huân chương, trong lá thư đã ngả màu, trong cuốn sổ hộ khẩu, hay trong mảnh giấy xác nhận được giữ qua nhiều lần chuyển nhà.

Trong một nền hành chính, ký ức cũng có hình hài riêng của nó. Đó là quyết định giao đất, biên bản bàn giao, giấy xác nhận, công văn, bản đồ, chữ ký, và dấu má.

Nhìn từ bên ngoài, tất cả chỉ là giấy tờ. Tuy thế, với những ai trong cuộc, mỗi tờ giấy có thể là dấu mốc của một giai đoạn đời sống.

Hồ sơ liên quan đến gia đình ông Nguyễn Trọng Quý là ví dụ đáng suy nghĩ. Quá trình sử dụng đất của gia đình ông gắn với khu tập thể Bệnh viện 198 từ đầu năm 1993, theo tài liệu gia đình cung cấp. 

Một phần diện tích được cấp chính thức; phần còn lại được gia đình cho rằng đã khai hoang, tôn tạo, sử dụng ổn định và được đơn vị liên quan xác nhận trong nhiều văn bản về sau. 

Các văn bản năm 2012 và 2016 của Bệnh viện 19-8, và văn bản xác nhận đăng ký đất đai năm 2018, được gia đình xem là những căn cứ quan trọng để chứng minh hiện trạng và quá trình sử dụng. 

Bài này không có chức năng xác định các văn bản ấy đủ hay chưa đủ điều kiện để cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Đó là thẩm quyền của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật. Tuy thế, từ góc độ văn hóa công vụ, điều sau đây có thể và cần đặt ra. 

Cái gì tạo niềm tin - Ký ức công vụ

Khi nhân dân đã lưu giữ và nộp các văn bản có chữ ký, dấu, nội dung xác nhận cụ thể qua nhiều thời kỳ, xem xét chúng cần được thực hiện bằng thái độ thận trọng và bằng lời giải thích rõ ràng.

Văn bản hành chính không chỉ có giá trị ở thời điểm được ký. Nó còn tạo niềm tin. 

Nhân dân thường không có khả năng phân biệt sâu giữa các cấp độ pháp lý của từng loại giấy xác nhận. 

Với họ, một văn bản có cơ quan ký, có dấu mộc, và có nội dung xác nhận, là căn cứ để yên tâm. Họ giữ nó trong tủ, đem ra khi cần, và tin rằng họ có thứ để trình bày khi nhà nước hỏi.

Nếu nhiều năm sau, một cơ quan khác cho rằng văn bản ấy chưa đủ căn cứ, điều đó có thể đúng về pháp lý. Tuy thế, nếu chỉ nói chưa đủ mà không giải thích chưa đủ vì sao, khoảng trống niềm tin sẽ xuất hiện. Nhân dân sẽ tự hỏi: 

Vậy các dấu chứng nhận công quyền trước đây có ý nghĩa gì? Các xác nhận đã từng được cấp có còn giá trị gì trong ký ức hành chính? Ai có trách nhiệm giải thích khác biệt giữa nhận định trước và cách hiểu hiện nay?

Đó là lý do khái niệm ‘ký ức công vụ’ cần được nhắc đến. Một nền hành chính không nên và không thể chỉ vận hành bằng văn bản mới nhất. Nó còn phải biết đối thoại với văn bản cũ. 

Đối thoại ở đây không có nghĩa mặc nhiên công nhận mọi giấy tờ cũ. Đối thoại nghĩa là giải thích công khai, mạch lạc, có căn cứ, chẳng hạn, văn bản nào được chấp nhận, văn bản nào chỉ có giá trị tham khảo, văn bản nào cần bổ sung chứng cứ, và vì sao.

Trong trường hợp ông Quý, yếu tố thời gian càng làm câu chuyện trở nên đáng chú ý. Chủ thể được tặng Huy hiệu 80 năm Tuổi Đảng là lão niên đã kinh qua nhiều lớp lịch sử. 

Với thế hệ ấy, chữ ký và dấu của cơ quan nhà nước không đơn thuần là thủ tục. Nó còn là một phần của niềm tin. 

Khi được phân nhà, được xác nhận đất, và được ghi nhận hiện trạng, họ thường tin rằng những điều ấy sẽ được nhà nước kế thừa một cách có trách nhiệm, trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm tri ân.

Ký ức công vụ và không gian cư trú lâu dài

Chuẩn mực văn hóa công vụ

Nếu về sau có thay đổi trong quy định, cách hiểu hoặc thẩm quyền, thay đổi ấy cần được giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu. 

Không nên và không thể để nhân dân, nhất là cao niên, phải tự đọc luật, tự suy đoán, tự tìm cách hiểu vì sao giấy tờ của mình bị xem là chưa đủ.

Có thể hình dung một chuẩn mực văn hóa công vụ như sau: 

Bất cứ khi nào cơ quan hiện tại có cách nhìn khác với văn bản trước đây, cơ quan ấy cần trả lời bằng văn bản mới đủ rõ, đủ căn cứ, đủ tôn trọng. 

Văn bản mới không chỉ để bác hay nhận văn bản cũ. Nó còn để tái kết nối ký ức công vụ, để nhân dân thấy rằng hồ sơ của mình không bị gạt đi bằng một nhận định miệng.

Ở đây, minh bạch không chỉ bảo vệ nhân dân. Nó, minh bạch, cũng bảo vệ cơ quan công quyền. 

Khi mọi lý do được giải trình rõ, mọi căn cứ được trích dẫn đầy đủ, và mọi bước tiếp theo được hướng dẫn cụ thể, nguy cơ hiểu lầm có cơ hội giảm. 

Nhân dân có thể chưa đồng ý, nhưng ít nhất họ biết mình đang đối thoại với hệ thống có trật tự, chứ không phải với bức tường im lặng.

Hồ sơ đất đai cũ thường phức tạp. Nó có thể liên quan đến thay đổi địa giới hành chính, thay đổi tên cơ quan, thay đổi chính sách nhà ở, hoặc thay đổi quy định đất đai qua nhiều thời kỳ. 

Vì phức tạp, nó càng cần được giải thích kỹ. Không nên biến phức tạp của lịch sử thành gánh nặng riêng của nhân dân.

Từ tấm Huy hiệu 80 năm Tuổi Đảng đến tập hồ sơ đất đai cũ, có một đường nối âm thầm. 

Đấy là ký ức. 

Huy hiệu ghi nhớ một đời chính trị. 

Hồ sơ ghi nhớ một quá trình cư trú. 

Cả hai đều cần được ứng xử bằng cẩn trọng.